La demande doit être faite avant la date limite de soumission des documents (SI Cut-off Date) avant le départ du navire. Une fois le navire en mer, des frais de modification élevés seront appliqués et cela pourrait entraîner des retards de dédouanement au port de destination, les coûts étant à la charge de l'acheteur.

Des pénalités perçues par le port ou la compagnie maritime lorsque les marchandises ne sont pas retirées à temps après leur arrivée. Pour éviter cela : envoyer les documents de dédouanement à l'avance et s'assurer que le destinataire est prêt avec les droits de douane et les qualifications d'importation.

Le rapport d'inspection ne représente que l'état physique du véhicule au **moment de l'inspection (à la minute près)**. Une fois que le véhicule commence à être remorqué sur de longues distances ou expédié par mer internationale, en raison des changements environnementaux extrêmes, le rapport ne garantit plus l'état futur.