La demande doit être faite avant la date limite de soumission des documents (SI Cut-off Date) avant le départ du navire. Une fois le navire en mer, des frais de modification élevés seront appliqués et cela pourrait entraîner des retards de dédouanement au port de destination, les coûts étant à la charge de l'acheteur.

Si le véhicule subit des vibrations et qu'il y a une micro-fuite dans le circuit, il est possible qu'il ne refroidisse pas à l'arrivée. Cela fait partie de l'usure physique normale. Le coût pour recharger sous vide, maintenir la pression et ajouter du réfrigérant dans un garage local est très faible et est à la charge de l'acheteur.

Le technicien démarre le véhicule et active le système de climatisation, puis mesure la température de l'air à la sortie avec un thermomètre aux réglages minimum et maximum ; il connecte également un manomètre pour vérifier si la pression du réfrigérant dans les circuits haute et basse pression est dans la plage normale, afin de déterminer s'il y a une fuite chronique de fréon.