Il rapporto di ispezione rappresenta solo lo stato fisico del veicolo nel momento in cui è stata completata l'ispezione (fino al minuto specifico). Una volta che il veicolo inizia un trasporto su strada a lungo raggio o un trasporto marittimo internazionale, a causa dei cambiamenti ambientali estremi, il rapporto non garantisce più lo stato futuro.

Deve essere richiesta prima della data di chiusura dei documenti (SI Cut-off Date) prima della partenza della nave. Una volta che la nave è partita, la compagnia di navigazione addebiterà una costosa tassa di modifica (Amendment Fee) e potrebbe causare ritardi nella sdoganamento al porto di destinazione, con i costi a carico dell'acquirente.

I registri delle concessionarie 4S sono direttamente collegati al database del produttore, rendendo i dati difficili da alterare e garantendo la massima affidabilità, oltre a garantire pezzi di ricambio originali; i centri di riparazione di terze parti di solito non sono collegati, quindi i dati non possono essere verificati. Pertanto, consideriamo solo i registri delle concessionarie 4S come validi documenti storici.