La demande doit être faite avant la date limite de soumission des documents (SI Cut-off Date) avant le départ du navire. Une fois le navire en mer, des frais de modification élevés seront appliqués et cela pourrait entraîner des retards de dédouanement au port de destination, les coûts étant à la charge de l'acheteur.

Il est impératif de vérifier le brouillon du connaissement dès que le navire part. Une fois l'original émis, les modifications entraîneront des frais élevés et pourraient empêcher le client de récupérer sa marchandise.

Définition stricte : toutes les pièces métalliques de la voiture (portes, capot, ailes) et la structure doivent conserver la peinture d'origine. Les valeurs du film de peinture doivent être uniformes. Les légères éraflures ou le remplacement de pare-chocs en plastique, n'affectant pas la protection contre la corrosion des métaux et la structure du véhicule, peuvent être classés comme "peinture d'origine" au sens large, mais nous indiquerons séparément l'état du pare-chocs.