Le dossier d'importation comprend : la facture commerciale, le connaissement (Bill of Lading), le certificat d'origine, le titre de propriété exporté, et le BESC/ECTN obligatoire pour la plupart des destinations ouest-africaines, à faire établir avant l'embarquement. Le numéro VIN doit être strictement identique sur chaque document. Certains pays exigent également une inspection pré-embarquement par un organisme agréé. Conseil pratique : engagez un transitaire local dès le départ et envoyez-lui les documents dès leur émission — une correction de connaissement en cours de route coûte cher et retarde le dédouanement.

La date sur la plaque indique le moment où le véhicule a quitté l'usine ; la date d'immatriculation est celle à laquelle le véhicule a été enregistré après sa vente. La différence représente le temps passé dans l'entrepôt du concessionnaire ou en logistique. Si le décalage dépasse 6 à 8 mois, le véhicule est considéré comme "stocké", et nous prêtons une attention particulière à l'état de vieillissement des pièces en caoutchouc.

La demande doit être faite avant la date limite de soumission des documents (SI Cut-off Date) avant le départ du navire. Une fois le navire en mer, des frais de modification élevés seront appliqués et cela pourrait entraîner des retards de dédouanement au port de destination, les coûts étant à la charge de l'acheteur.