يجب تقديم الطلب قبل تاريخ إغلاق الوثائق (SI Cut-off Date) قبل مغادرة السفينة. بمجرد مغادرة السفينة، ستفرض شركة الشحن رسوم تعديل مرتفعة (Amendment Fee)، وقد يؤدي ذلك إلى تأخير في التخليص الجمركي في ميناء الوصول، وستكون التكاليف على عاتق المشتري.

تُصنف السيارات الكهربائية بسبب بطارياتها الكبيرة على أنها مواد خطرة من الفئة 9 في الشحن البحري الدولي. تتطلب شركات الشحن شروطًا صارمة لمكان تحميل المواد الخطرة وإجراءات العزل من الحرائق، وبعض السفن ترفض أو تحد من استلام السيارات الكهربائية المستعملة. لذلك، تحتاج السيارات الكهربائية عادةً إلى شحنها في حاويات خاصة بتكاليف أعلى، بالإضافة إلى رسوم معالجة المواد الخطرة.

سيتحقق الفني من تاريخ الإنتاج وشعار العلامة التجارية في الزاوية السفلية اليسرى لكل زجاج السيارة (بما في ذلك الزجاج الأمامي، الأبواب الأربعة، والزجاج الخلفي) لمطابقته مع تاريخ الإنتاج الموجود على لوحة بيانات السيارة. إذا وُجد أن تاريخ أي قطعة زجاج متأخر عن تاريخ إنتاج السيارة، سيتم تسجيل ذلك كدليل على "استبدال بسبب تلف سابق".