يجب تقديم الطلب قبل تاريخ إغلاق الوثائق (SI Cut-off Date) قبل مغادرة السفينة. بمجرد مغادرة السفينة، ستفرض شركة الشحن رسوم تعديل مرتفعة (Amendment Fee)، وقد يؤدي ذلك إلى تأخير في التخليص الجمركي في ميناء الوصول، وستكون التكاليف على عاتق المشتري.

ساحة السيارات في رصيف الشحن بالكامل في الهواء الطلق، وهذا هو العرف الصناعي في الموانئ العالمية. خلال الأيام التي تنتظر فيها السيارات الشحن، لا مفر من التعرض لأشعة الشمس والمطر وتراكم الغبار. لن نقدم أغطية سيارات مخصصة، لأن ذلك سيعيق بشكل كبير كفاءة عمال الميناء في نقل السيارات.

سيقوم الفني بتشغيل السيارة وتفعيل نظام التكييف، ثم يقيس درجة الحرارة عند فتحات الهواء بأدوات قياس الحرارة عند أدنى وأعلى إعداد، وفي نفس الوقت يتصل بمقياس ضغط المنفذ للتحقق من ضغط المبرد في الأنابيب العالية والمنخفضة إذا كان ضمن النطاق الطبيعي، لتحديد ما إذا كان هناك تسرب بطيء للفريون.