يجب تقديم الطلب قبل تاريخ إغلاق الوثائق (SI Cut-off Date) قبل مغادرة السفينة. بمجرد مغادرة السفينة، ستفرض شركة الشحن رسوم تعديل مرتفعة (Amendment Fee)، وقد يؤدي ذلك إلى تأخير في التخليص الجمركي في ميناء الوصول، وستكون التكاليف على عاتق المشتري.

الحرارة العالية تضغط على أنظمة السيارة، لذا يجب أن يركز الفحص على نقاط محددة. أولاً نظام التبريد: قِس كفاءة مكثف التكييف وأداء المراوح، وتأكد من عدم وجود تسريب في الرديتر، لأن ضعف التبريد يعني أعطالاً مكلفة في الصيف. ثانياً حالة المحرك وناقل الحركة: افحص مستوى الزيت ونقاءه، وابحث عن علامات الحرارة الزائدة مثل تغير لون المعدن أو آثار إصلاح حول رأس الأسطوانات. ثالثاً الإطارات والبطارية: الحرارة تسرّع تلف المطاط، فقِس عمق النقش، وتأكد من قدرة البطارية على التشغيل لأن الأعطال الكهربائية أكثر شيوعاً في الجو الحار. اطلب من المنصة صوراً موثقة لكل نقطة من هذه النقاط قبل الشحن، لا اكتفِ بتقرير مكتوب فقط.

حرارة الخليج تضاعف أهمية نظام التبريد، لذا اطلب فحصاً عميقاً يشمل: اختبار ضغط الرديتر والأنابيب بالهواء المضغوط للكشف عن التسريبات الداخلية غير المرئية، وفحص المبرد بجهاز قياس نسبة الماء إلى مضاد التجمد والملوثات، إذ يشير اللون الباهت أو وجود زيت في المبرد إلى تلف جوان الوعاء. أيضاً افحص مروحة التبريد الكهربائية وتأكد من عملها بسرعاتها المختلفة، وافحص ترموستات التشغيل بمراقبة حرارة المحرك أثناء القيادة، وافحص مسارات التبريد بالمنظار للبحث عن صدأ أو رواسب. في السيارات الهجينة والكهربائية، اطلب فحص مضخة التبريد الخاصة بالبطارية ونظام التبريد للعاكس، لأن تعطلها في حرارة 50 درجة يسبب انخفاضاً حاداً في الأداء أو توقف السيارة تماماً. اطلب تقريراً مكتوباً مع صور وفيديو لكل فحص، ولا تعتمد على كلام البائع فقط.