يجب تقديم الطلب قبل تاريخ إغلاق الوثائق (SI Cut-off Date) قبل مغادرة السفينة. بمجرد مغادرة السفينة، ستفرض شركة الشحن رسوم تعديل مرتفعة (Amendment Fee)، وقد يؤدي ذلك إلى تأخير في التخليص الجمركي في ميناء الوصول، وستكون التكاليف على عاتق المشتري.

ستظهر شهادة التسجيل ما إذا كان المالك السابق فردًا (تسجيل الهوية) أو شركة (تسجيل السجل التجاري). قد تُستخدم المركبات المسجلة باسم الشركة كسيارات رسمية يقودها عدة أشخاص، وسنركز على فحص تآكل الداخلية وتآكل الهيكل.

الحرارة العالية تضغط على أنظمة السيارة، لذا يجب أن يركز الفحص على نقاط محددة. أولاً نظام التبريد: قِس كفاءة مكثف التكييف وأداء المراوح، وتأكد من عدم وجود تسريب في الرديتر، لأن ضعف التبريد يعني أعطالاً مكلفة في الصيف. ثانياً حالة المحرك وناقل الحركة: افحص مستوى الزيت ونقاءه، وابحث عن علامات الحرارة الزائدة مثل تغير لون المعدن أو آثار إصلاح حول رأس الأسطوانات. ثالثاً الإطارات والبطارية: الحرارة تسرّع تلف المطاط، فقِس عمق النقش، وتأكد من قدرة البطارية على التشغيل لأن الأعطال الكهربائية أكثر شيوعاً في الجو الحار. اطلب من المنصة صوراً موثقة لكل نقطة من هذه النقاط قبل الشحن، لا اكتفِ بتقرير مكتوب فقط.