يجب تقديم الطلب قبل تاريخ إغلاق الوثائق (SI Cut-off Date) قبل مغادرة السفينة. بمجرد مغادرة السفينة، ستفرض شركة الشحن رسوم تعديل مرتفعة (Amendment Fee)، وقد يؤدي ذلك إلى تأخير في التخليص الجمركي في ميناء الوصول، وستكون التكاليف على عاتق المشتري.

سجلات وكالات 4S متصلة مباشرة بقاعدة بيانات الشركات، مما يجعل من الصعب تعديل البيانات، وبالتالي فهي الأكثر موثوقية، كما تضمن استخدام قطع غيار أصلية؛ بينما ورش الإصلاح الخارجية عادةً لا تتصل بالإنترنت، مما يجعل من الصعب التحقق من البيانات. لذلك، نعتبر سجلات وكالات 4S المتصلة كأرشيف تاريخي موثوق.

سنقدم سجل عدد مرات نقل الملكية الموجود في شهادة تسجيل السيارة. عدد مرات النقل الكثير لا يعني بالضرورة أن حالة السيارة سيئة (مثل النقل الداخلي بين الأسر لأغراض الترقيم)، لكننا سنعتبر ذلك عامل تحذير، وسنجري فحصًا جسديًا أكثر دقة للتحقق من حالتها الفعلية.