يجب تقديم الطلب قبل تاريخ إغلاق الوثائق (SI Cut-off Date) قبل مغادرة السفينة. بمجرد مغادرة السفينة، ستفرض شركة الشحن رسوم تعديل مرتفعة (Amendment Fee)، وقد يؤدي ذلك إلى تأخير في التخليص الجمركي في ميناء الوصول، وستكون التكاليف على عاتق المشتري.

سجلات وكالات 4S متصلة مباشرة بقاعدة بيانات الشركات، مما يجعل من الصعب تعديل البيانات، وبالتالي فهي الأكثر موثوقية، كما تضمن استخدام قطع غيار أصلية؛ بينما ورش الإصلاح الخارجية عادةً لا تتصل بالإنترنت، مما يجعل من الصعب التحقق من البيانات. لذلك، نعتبر سجلات وكالات 4S المتصلة كأرشيف تاريخي موثوق.

نحن نحتفظ بموقف مشكك تمامًا. بالإضافة إلى الفحص البصري العادي، نركز على فحص ما إذا كانت هناك تراكمات من الطين حول قنوات تصريف السقف، ونتحقق من وجود آثار للمياه تحت بطانة العمود A وسجادة الصف الأمامي. هذه هي الدليل الفيزيائي الفعال الوحيد لتحديد ما إذا كانت فتحات تصريف السقف مسدودة مما يؤدي إلى تسرب غير مرئي.