المستندات الأساسية: الفاتورة التجارية، شهادة المنشأ، بوليصة الشحن، تصريح التصدير الجمركي، وصورة سجل المركبة. وفي دول مجلس التعاون يجب أن تتوافق السيارة مع مواصفات GSO، بما فيها معايير تحمّل درجات الحرارة العالية (كفاءة التكييف ومتانة المكونات)، وتجتاز فحص المواصفات لدى هيئة التقييس في بلد الاستيراد. السيارات الكهربائية قد تحتاج موافقات إضافية تتعلق بالبطارية وأنظمة الشحن. تحقق من رقم الهيكل VIN في جميع المستندات قبل الشحن، واستعن بمخلّص جمركي محلي لمراجعة القائمة كاملة — أي نقص قد يسبب احتجاز الشحنة في الميناء.

يتضمن الفحص الشامل قبل الشحن من الصين عادة خمسة أجزاء: فحص الهيكل الخارجي والمقصورة، فحص على الرافعة للهيكل السفلي، فحص المحرك، اختبار قيادة، وتشخيص بجهاز OBD. ولمناخ الخليج الحار ركز على: نظام التكييف وضغط الفريون، حالة المبرد والمراوح، وجلد المقاعد والبلاستيكيات التي تتضرر بالحرارة. افحص قضبان الهيكل السفلي وأعمدة الهيكل للبحث عن لحام أو قطع، واقرأ أكواد الأعطال في جهاز OBD. اطلب صورًا أصلية برقم الهيكل (VIN) وتقريرًا مكتوبًا يذكر بوضوح «صالحة للتصدير» أو «عيوب جوهرية»، فالتقرير الذي يكتفي بعبارة «الحالة جيدة» لا يُعتمد.

إذا تم إعادة المبلغ المدفوع بسبب العقوبات الدولية على بلد المشتري، أو إذا لم يتمكن المشتري من تقديم مصدر قانوني للأموال، فإن جميع رسوم التحويل وخسائر انخفاض سعر الصرف خلال هذه الفترة يتحملها المشتري بالكامل.