يجب التحقق من مسودة بوليصة الشحن في أسرع وقت بعد مغادرة السفينة. بمجرد إصدار النسخة الأصلية، ستؤدي التعديلات إلى رسوم تغيير مرتفعة، وقد تمنع العميل من استلام الشحنة.

سجلات وكالات 4S متصلة مباشرة بقاعدة بيانات الشركات، مما يجعل من الصعب تعديل البيانات، وبالتالي فهي الأكثر موثوقية، كما تضمن استخدام قطع غيار أصلية؛ بينما ورش الإصلاح الخارجية عادةً لا تتصل بالإنترنت، مما يجعل من الصعب التحقق من البيانات. لذلك، نعتبر سجلات وكالات 4S المتصلة كأرشيف تاريخي موثوق.

تاريخ اللوحة هو الوقت المطلق الذي تم فيه تجميع السيارة في المصنع؛ بينما تاريخ التسجيل هو الوقت الذي تم فيه تسجيل السيارة بعد بيعها في إدارة المرور. الفرق بينهما يمثل الوقت الذي قضته السيارة في مستودع الوكيل أو في مرحلة اللوجستيات. إذا تجاوز الفرق 6-8 أشهر، فإن السيارة تعتبر "سيارة مخزنة"، وسنولي اهتمامًا خاصًا لحالة تآكل الأجزاء المطاطية فيها.